企业实施合同管理软件的意义探讨

 

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      合同管理是商务运作中极其重要的一部分，其管理的优劣直接影响商务流程的顺畅。长期以来，由于在合同管理中实行手工作业，合同审批流程不明确，导致各部门之间合同流转时间长而且特别容易出错等问题。合同管理软件就是针对当前的合同管理业务特点而研发定制的一个管理信息系统。

      采用手工管理合同，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面：

      首先，文档管理困难。传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。其次，进度控制困难。由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和电子表格机进行管理已很难满足公司发展需要，并且当企业管理者想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。再者，信息汇总困难。采用手工或表格管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确，对于领导的决策时间有一定的影响。最后，缺少预警机制。缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。

      合同管理软件克服了传统手工管理合同，采用集中的数据管理，可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状。既避免了繁琐的手工管理合同，又可以通过利用审批流管理，方便、快捷地处理企业合同管理事务；预警平台可以协助合同管理人员更轻松地应对日常合同管理事务；报表统计的灵活定义，为管理部门的统计分析提供强大的技术支持。合同管理软件通过全局设置和权限分配，可以由公司制订统一采用的管理标准。比如，由公司设置合同表单必填字段，信息录入必须填写这些信息；数据字典可以为某些信息项提供标准的选择项，防止录入人员的录入随意性；设置统一的报表格式，信息输出时可以保证一致性。同时，软件也允许用户根据自身的实际情况采取个性化的措施，比如网格的列显示、自定义报表等。利用互联网，企业管理者可以在任何时间、任何地方进入系统，随时查阅与合同管理相关基本信息，准确定位下属人员的工作情况，掌握合同执行现状，并方便地生成各种数据报表或图表。同时，系统还提供强大的管理工具模块供客户选择，对这些信息进行深入分析，为企业决策人员提供更多的数据依据。合同管理软件与企业管理咨询相结合，可以为企业提供全面的合同管理解决方案。比如，通过软件的开放性和灵活性，可以有效地固化专业咨询的工作成果，这就为企业合同管理能力及水平的提升提供足够的平台支持。总之，通过合同管理软件的应用和实施，可以为合同管理信息化和合同管理能力提升提供一个最佳的结合点，切实打造企业核心竞争力。

      智信合同管理软件是针对当前企业合同管理现状及未来发展战略趋势，结合了市面上众多合同管理软件优点和企业用户的宝贵建议而精心研发设计的。智信合同管理软件特点是：快捷有效，可对合同的执行情况进行实时监控和有效控制。合同文档进行统一管理，统一存储合同的模板和制作规范，规范合同的制作过程，这有助于节约员工的工作时间和维护公司统一的企业形象。