采购管理是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得生产经营活动所需要的各种物资的经济活动，“采购”业务的状况都会影响到企业的整体运营状况。一般企业的特点就是必须购进原材料才能进行加工。生产订单的可行性，多是靠采购供应来保证。企业生产能力的发挥，也受采购供应的制约。采购提前在产品生产周期中往往占了很大的比例，实现按期交货满足客户需求，第一个保证的环节就是采购作业，它直接关系到计划的执行。过多的库存，使企业产生一些不良影响：一、产生额外的库存管理费用。二、造成资本的僵化，使周转资金紧张。三、过多的库存，会因陈旧而变成废料，或削价出售，导致收益的恶化。管理不善的采购作业所导致的生产缺料或物料过甚会造成企业无法计算的损失。

随企业生产规模的扩大，对采购管理提出了更高的要求。供应厂商技术的发展和质量的提高，直接影响企业产品的竞争力。采购管理的重要性日益突出。智信采购管理软件是一款专门为采购管理开发的软件，它主要进行采购订单处理，动态掌握企业订单执行情况；管理应付款，掌握采购业务的付款情况，了解采购入库成本；在库存管理中随时掌握物品的现存量信息，从而减少盲目采购，避免库存积压。

智信采购管理软件的管理流程完全参照企业正常采购业务的执行方式，主要通过三个方面加以优化：

一方面，采购订单的下达。采购不是随随便便就可以进行的，它必须具备非常严格的流程审核，既要尽可能的维持库存，又要确保不至于造成库存积压，这就需要采购人员要时刻了解所有产品的库存情况，然后有针对性的递交采购申请单，主管部门核实无误予以通过，方能下达订单。

另一方面，采购订单的执行。采购订单下达之后，采购人员才能根据订单的要求，进行采购询价，从众多的供应商中选择最优者，根据订单的购入日期及时采购入库，采购收货单填报完毕，还需上交主管人员审批，审批通过，商品入库操作完成。

第三个方面，采购付款。企业进行采购，会形成应付款，主管部门审批产品无误，财务部门即可根据采购收货单的审批情况进行相应的付款操作，钱货两清；如若审批过程出现产品不合格，采购人员即可进行采购退货操作，将不合格的产品退还供应商，自动抵扣应付款。