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2018资料档案管理办法
双击自动滚屏 发布者:admin 发布时间:2018-11-8 9:30:34 阅读:1次 【字体:

为了加强档案资料工作的科学管理,逐步实现档案工作的效率化、规范化,不断提高档案管理科学水平,更好地为本单位各项工作的开展进行服务,结合本单位(广州超易信息科技有限公司)工作实际情况,制定本资料档案管理办法。
 
一、资料档案管理归档范围
 
凡是反映本公司经营管理活动和历史面貌的具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、照片、底片、录音带、录像带等均属归档范围。
 
二、归档文件的整理原则及质量要求
 
1、归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
2、归档文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。
3、己破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4、归档的文件材料应完整、系统、准确,必须是原件。
5、保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。
6、案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
7、文件材料的归档必须办理移交手续。
8、归档时间
8.1各归档单位每年六月三十日和十二月底前向综合部移交半年的文书资料档案,声像档案可根据实际情况提前归档。
8.2财会档案在本单位保存一年后,于第二年六月三十日以前归档。
8.3基建项目档案应在项目完成验收后三个月之内归档。
8.4如果有些案卷需要继续留在部门使用,应先办理档案交接手续,再办借阅手续,使用完毕,及时归还。
9、各类文件材料一般归档一式一份,重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。
 
三、归档文件的整理方法
 
重视平时积累,建立机关的搜集、整理制度,加强指导监督,确保文件材料齐全完整。
1、严格登记: 来往行文、会议材料、内部文件以及外出办事、参加会议、检查工作等带回的文件均应逐件登记保存。
2、及时收集: 对办理完毕,属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。各部门完成任务后按工作任务跟踪单上的内容,必须向档案工作人员交纳相应的全部文件资料。
3、严格检查: 同一事由的文件是否齐全,各内部机构文件种类、是否齐全,正本、底稿、附件是否齐全,应逐一进行检查。并逐件检查是否处理完毕为生效文件,文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求等。
4、随办随归:“办”是指办理完毕,“归”是指文件经若干整理环节后归入档案盒内。
5、妥善处理: 对办理完毕后已整理的和未办理完毕不需整理的文件资料等,进行分门别类,登记在册,做到有目可查,运转有序,保管安全。
6、建立制度:保障文件材料齐全完整、安全保管等有关制度,把文件材料的归档工作纳入各部门及全体管理人员的职责范围。
7、加强指导监督:档案工作人员对各级领导要经常主动宣传,对各部门文书处理人员、办公室秘书等人员要注意经常进行指导、监督,以确保每个工作环节做到对文件材料认真负责。
 
四、立卷程序
 
(一)立卷的原则
1、遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
2、卷内文件材料必须准确反映我公司经营管理活动的真实内容,手续完备,制作有利于长期保存。
(二)立卷的组合
一般应以问题为主,兼顾其他特征,使之联系密切。形式按下述内容和顺序进行:
1、会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以多会一卷,一会一卷,一会数卷。
2、统计、报表、名册等文件,按照格式名称组卷。
3、公司管理和业务活动形成的文件、调研材料等,一般按单一问题组合。
4、工作计划、工作总结等文件,一般可按责任者(部门)或文件名称组合。
5、简报、刊物等,按期号组合。
6、在归档的文件材料中,每份文件的正件与附件、正文与定稿、请示与批复、转发文件与原件、不得分开,文电应合一立卷。
7、专题性、成套性档案(含产品与项目开发、建设工程、设备、等)按阶段、结构、部件等分别组卷。
8、立卷视文件材料数量的多寡进行,当同一问题的文件多时,宜适当分卷,一般不超过200页。问题单一,文件数量少的,可立薄卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷:
9.1 跨年度的请示与批复,放在批复年立卷。
9.2 没有批复的,放在请示年立卷。
9.3 跨年度的规划放在针对的第一年立卷。
9.4 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。
9.5 跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。
9.6 非诉讼案件放在结案年立卷。
9.7 其他文件材料的立卷应按有关规定执行。
(三)卷内文件材料的排列顺序
1、批复在前,请示在后
2、正件在前,附件在后
3、正本在前,定稿在后
4、定稿在前,历次重要讨论稿在后
5、结论性材料在前,依据性材料在后
6、文字在前,图样在后
7、其他文件材料依其他形成规律或特点,按有关规定
(四)案卷的装订
1、装订的案卷编页号
卷内文件的每一页,均应编写一个页号,页号的位置在文件材料非装订线一侧的下角。空白页不编号。
2、不装订的案卷编卷号
不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章(由单位名称、档号、卷号组成),并逐项填写。
3、特殊情况的装订:
3.1 对在装订线以外有字迹的文件材料,要进行加边处理;
3.2 对破损的文件材料,应进行修补和裱糊;
3.3 对字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;
3.4 对较大的表格、图纸等,要按要求折叠;
3.5 拆除文件材料上的金属物。
(五)卷内文件目录各项的填写
1、顺序号:以卷内文件排列的先后顺序填写的序号。
2、文号:文件制发机关的发文字号。
3、责任者:文件的发文机关或署名者。
4、题名:文件标题。没有文件标题或标题不能说明文件内容的,要自拟标题,外加“[]”号。
5、日期:文件形成的时间。
6、页号:卷内文件起止之页的编号。
7、没有责任者、年、月、日的文件材料,要考证清楚,填入有关项内。
8、会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。
(六)备考表的填写
1、本卷情况说明:填写卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名标注时间。
2、立卷人:由组成本卷的人签名。
3、检查人:负责立卷的部门领导签名。
4、日期:归档文件整理完毕的日期。
(七)照片、声像档案
归档的照片应在背面加注说明和时间,并单独编制目录。底片应同照片放在一起归档(数码底片须制作光盘)。
 
五、归档案卷的整理程序,
 
应以卷为单位,按划分年度、划分保管期限,视具体情况采用装文件袋或在文件左侧用线固定,然后按分类、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。
(一)归档案卷的分类:
政府行政、上级领导机关行政、本单位行政、本单位经营管理、建设项目、商品房营销、技术资料、其他
(二)归档案卷的排列。
应在同一类别。同一年度,同一保管期限下,固定机构顺序,同一机构按事由结合时间进行排列;会议记录、会议文件、统计报表、简报、刊物图像资料等成套性文件集中排列
(三)归档案卷的编号
归档文件应依排列方案逐卷编号,采用装袋整理方法的,填写文件袋封面的归档章;采用其他方法整理固定文件的,应在每“卷”文件首页上端的居中位置空白处加盖归档章,并填写有关内容。归档章设置以下内容:
1、年度:填写文件形成年度,用4位阿拉伯数字标注公元纪年,如2001。
2、保管期限:填写归档文件保管期限的简称,即“永久”、 “短期”。
3、页数:按该件有图文的页面计算,用阿拉伯数字填写总页数。每件按照发文笺、正件、底稿的顺序编写页号。页数为3位数,不足补“0”。页号位置,正面在右上角,反面在左上角。
4、机构:填写该件所属内设机构的全称或规范化简称。
5、室编卷号:填写归档文件排列顺序号,用阿拉伯数字标注,编制卷号时不得有重号或空号,卷号位数为4位,不足补“0”,在年度内保管期限下流水。
(四)编制归档案卷目录。
目录项目包括卷号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
以“卷”为单位,按排列顺序编制目录,批复和请示作为一件,只对批复进行编目,并在“备注”中填写“附请示”。
1、目录统一使用A4型纸张。
2、卷号,按归档案卷内容填写室编件卷号。
3、责任者:填写制发文件的组织(使用全称或者规范化简称)或个人即文件的发文机关或署名者,联合发文的文件,填写3个责任者。
4、文号:填写文件的发文字号,没有文号可不填。
5、题名:填写文件标题,标题中的单位名称可以省略;没有标题或标题不规范的,可按事由自拟标题,以“[ ]”予以标识。原标题加自拟标题不能超过50个字。
6、日期:填写案卷形成日期,用8位阿拉伯数字标注年月日,如20010101。
7、页数:同(三)3
8、备注:注释文件需要说明的情况。
(五)归档案卷目录装订
归档案卷目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面应设置全宗名称、年度、保管期限等项目,归档文件目录采取横排格式,装订方法为同一保管期限下,按年度结合厚度 (1.5cm)进行装订。
(六)归档案卷装盒
1、将归档案卷按室编卷号顺序装入档案盒,不同期限,不同年度的不能装入同一盒内。
2、填写档案盒脊。档案盒采用竖位摆放方式,在盒脊填写全宗号、年度、保管期限、机构、档案室起止件号、盒号等内容。其中起止件号填写盒内第一卷文件和最后一卷文件的卷号,中间用“——”号连接;保管期限栏填写“永久”、 “短期”。其他各项填写要求同“归档章”。
3、备考表的填制。备考表应置于盒内案卷之后,项目包括盒内案卷情况说明、整理人、检查人和日期。
4、盒内文件情况说明:说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5、整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
6、检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
7、日期:归档文件整理完毕的日期。
 
六、资料档案管理的档案鉴定
 
(一)档案保管期限按国家、省、市档案行政管理部门的有关规定分为永久、短期期二种。
(二)档案鉴定分两次进行,归档前对文件材料价值进行鉴定,归档后,对保管期满档案的存毁进行鉴定。及时销毁失去保存价值的档案。
(三)档案保管期限
归档文件的保管期限按国家档案局颁发的 《关于机关档案保管期限的规定》执行。
 
七、资料档案保管
 
(一)档案库房应做到防火、防光、防尘、防霉、防虫、防鼠、防盗等工作,库房温、湿度保持在温度14—24℃、相对湿度45—60%之间。
(二)档案排列上架时,应按照类别排列。
(三)资料档案保管需要每年定期进行库藏档案的清理核对和质量检查,做到帐物相符。
(四)档案的接收、移出必须履行登记手续。
 
八、资料档案管理的档案利用
 
(一)本公司各部门和所有工作人员都有保护档案的义务和借阅档案的权利。
(二)在档案资料室查阅档案,应办理查阅登记手续。查阅密件必须报经总经理批准。
(三)不得随意折叠或拆散档案。严禁对档案随意涂改、挖补。
(四)外单位人员查阅档案必须持有所在单位介绍信和本人工作证,经综合部部长审批。
(五)借出和归还档案时,必须办理登记、清点手续,并按期归还,不得丢失、损毁。严禁擅自抄录、复制、公布档案。借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。
(六)调离本单位的工作人员,必须清理移交档案后方可办理调动手续。
(七)违反档案查阅管理规定造成重大损失者,应依法追究当事者的法律责任。
 
九、资料档案管理的档案员职责
 
(一)对本公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
(二)负责本公司档案案卷的加工整理、案卷的排列和保管,编制档案检索工具。
(三)负责档案库房管理,定期对档案库房进行安全检查,做好档案保护工作。
(四)做好档案借阅利用工作,为公司各项工作服务。
 
 

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